Ressourcenplanung, Informationsaustausch und ein neues Selbstbewusstsein. Drei Themen einer Transformation, die auf agilen Methoden aufbaut. Als Leiter eines IT-Teams hat ich mich von seinen Erfahrungen mit Agilität inspirieren lassen. Ich geben dir gerne meine Erkenntnisse als Transformationskick weiter.
Oft ist die Übernahme eines neuen Teams der richtige Moment, eine Organisation zu überdenken. Als ich meine neue Stelle antrat, stand ich vor einigen grossen Herausforderungen.
- Im Team herrscht eine Planungsunsicherheit, die durch den Widerspruch zwischen geplanten und ungeplanten Tätigkeiten entsteht. Regelmässig führt dies zu Terminkonflikten und Zeitdruck.
- Die Komplexität der Ressourcenplanung entpuppt sich als Zeitfresser. Es fehlt ein geeignetes Planungsinstrument, um die Aufwände und abgeschlossenen Arbeiten abzubilden. Die Mitarbeitenden sehen keine Arbeitsfortschritte und sind frustriert.
- Jedes Teammitglied hat ausserdem einen eigenen Arbeitsbereich, in den die anderen kaum Einblick haben. Diese mangelnde Transparenz macht es für alle sehr schwierig, sich als Team zu fühlen.
Ein motivierendes Ziel
Nach den ersten Monaten und einigen kleinen Anpassungen ist klar, dass es einen grossen Wurf braucht. «Wir wollen zum besten Team der IT werden!», lautet das Ziel. Konkret bedeutet das: 
- Die Selbstorganisation des Teams soll so gut sein, dass jedes Teammitglied den zeitlichen Aufwand seiner Tätigkeit korrekt einschätzen kann. Individuelle Listen, Post-its, OneNote, E-Mails usw. werden hinfällig.
- Fortschritte sind sichtbar, jede und jeder weiss, woran gearbeitet wird. Der Informationsaustausch im Team funktioniert und der Abschluss von Aufgaben ist nachvollziehbar.
Die passenden Massnahmen
Für jede Transformation gibt es zahlreiche Ansätze. Ganz pragmatisch entschied ich mich für agile Methoden, mit denen ich bereits positive Erfahrungen gemacht hat.
- Agile Methoden sind einfach: ein Kanban-Board kann man in wenigen Minuten erklären. Das Planning und Review aus Scrum fördern den Informationsaustausch im Team. Und dank dem gemeinsamen Abschluss der Aufgaben im Review-Meeting realisiert jeder, was erreicht worden ist.
- Berührungsängste gibt es keine, weil die Methoden aus einem vorhergehenden Projekt bekannt sind, das zeitlich und finanziell sehr erfolgreich war.
Umsetzung mit Highlights
In der Umsetzung zeigt sich, was das Team kann. Einige Erfahrungen sind für alle eine Überraschung.
- Bei den Meetings liefert Scrum die Vorlage. Die bisherigen Teammeetings werden durch Review- und Planning-Sessions ersetzt. Dadurch werden die Meetings effizienter und schneller, die Meeting Kultur partizipativer.
- Die Teammitglieder lernen, dass sie nicht immer lieb und nett sein müssen. Dank neuem Selbstbewusstsein werden ungeplante Aufträge nicht mehr vorgezogen, sondern ins Backlog aufgenommen. Ist eine Aufgabe erledigt, teilen sich alle den Erfolg.
«Die Mitarbeitenden haben über Probleme gesprochen und einander spontan geholfen. Durch den gegenseitigen Austausch sind kreative Lösungen entstanden.»
Manuel Egele über seine Erfahrung mit agilen Teamarbeit
Ende gut, alles gut?
Die Transformation ist erfolgreich abgeschlossen – oder etwa noch nicht? Mein Fazit: «Es genügt nicht, die neuen Regeln zu befolgen. Es braucht ein Umdenken, um die Neuerungen im Team zu verankern. Wichtig ist auch die zentrale Bedeutung der Rollen im agilen Arbeitsumfeld. Sie müssen wirklich verstanden und wahrgenommen werden, im Sinne eines agilen Selbstverständnisses.» Die Reise geht also weiter!
Transformationskick für «New way of working»
Die zunehmende Digitalisierung und Globalisierung wirken sich spürbar auf die Arbeitswelt aus. Stellst du dir die Frage, wie du deine Arbeitsweise weiterentwickeln und in dein Unternehmen integrieren kannst? Du kannst mich gerne für einen Erfahrungsaustausch und deinen persönlichen Transformationskick zu «new way of working» kontaktieren.
Ihr Experte
