Einstieg

Ich bin seit vielen Jahren (im Jahr 2020 habe ich mein 15-jähriges Jubiläum) bin ich im Bereich Zusammenarbeit mit Microsoft Tools unterwegs. Schon relativ bald nach meinem Einstieg mit Microsoft SharePoint im Jahr 2005 stellte ich fest, dass unbedingt darauf geachtet werden muss wie wir mit diesen, brechen Tools umgehen. Im Jahr 2009 startete dann meine Community Tätigkeit mit einer Blog Serie über SharePoint Governance. Jetzt sind wir mehr als zehn Jahre später und das Thema ist nach wie vor brennend wie noch nie. Über die Zeit ist es noch einfacher geworden neue zusammenarbeite zu erstellen und noch mehr Menschen arbeiten in ihrem täglichen Leben mit diesen Tools. Daher hat, auch wenn das Wort Governance schon ab gedroschen ist, die darunterliegende Thematik mehr Wichtigkeit denn je. In diesem Blogartikel möchte ich darauf eingehen, warum es so ist und was wir tun können ungerade Microsoft Teams unternehmensweit voll auszuschöpfen aber nicht aus den Augen zu verlieren.

Grundlagen

Die Microsoft Teams Governance unterscheidet sich nicht wesentlich von der SharePoint Governance, wobei es hier auf andere Gesichtspunkte zu achten gilt. Das Wort Governance kommt aus dem lateinischen gubernare und bedeutet soviel wie lenken oder leiten. Es definiert das Steuerungs- und Regelungssystem in einem gegebenen Konstrukt. Oft wird Governance so verstanden, dass es einschränkend und hemmend wirkt. Die Governance welche wir in unserem täglichen Projektalltag verwenden soll unterstützend wirken, es begrüsst die Eigenständigkeit und Freiheit der Teams und Benutzer, lenkt diese aber in eine bestimmte Richtung.

Mit der Governance wie wir sie verstehen möchten wir sinngemäss eine Autobahn bauen. Sie hat zum Beispiel in Amerika sechs oder sogar acht Spuren ist jedoch durch Leitplanken begrenzt und führt in eben diese vorher erwähnte bestimmte Richtung. Ob ich als Ziel Berlin oder Paris habe macht einen sehr grossen Unterschied in welche Richtung ich meine Autobahn baue. Ist die Richtung einmal vorgegeben, dann sollen sich die Nutzer darauf sehr frei aber auch wieder mit bestimmten Regeln bewegen können. Sie sollen schnell vorwärtskommen und nicht blockiert werden aber immer noch in eine bestimmte Richtung.

Warum braucht MS Teams eine Governance?

Gehen wir jetzt darauf ein, warum gerade Microsoft Teams eine Governance braucht.

• Die Idee von Microsoft Teams ist, dass jeder Benutzer jederzeit ein neues Team erstellen kann. Das ist auch gut so! Jedoch kann dies sehr schnell zu einem Wildwuchs führen, bzw. die Teams Flutwelle ist ihnen schon sicher
• Die Idee von Microsoft bei Microsoft Teams ist aber auch, dass die Person welche ein neues Team erstellt, dies dann auch verwaltet und wieder löscht oder archiviert. Wir wissen heute, dass die Benutzer dies nicht tun. Das ist auch gar nicht böse Absicht, das ergibt sich einfach so
• Da für jedes Microsoft Team mit freiem Text erstellt werden kann, ist weder für die Administratoren noch für die Benutzer immer klar, welches Team für welche Inhalte genutzt wird
• Die URL zu den SharePoint Inhalten erhält Out of the Box bei jedem Microsoft Team den ursprünglichen Namen des Teams. Was aber wenn sich der Name des Teams ändert? Die URL bleibt gleich, und das muss sie auch, sonst haben wir ganz viele broken Links und das wäre auch nicht sehr gut
• Der Zugriffs Review ist auch eine Sache welche von Endanwender völlig vernachlässigt werden. Dadurch kann es sehr schnell geschehen, dass unberechtigte Zugriffe auf ihre Daten stattfinden. Den Gaszugriff zu unterbinden ist hier sicherlich die richtige Lösung. Wir müssen also sicherstellen, dass die Benutzer dies tun
• Auch bei der Benennung von Teams gibt es Lücken, die es zu schliessen gilt. Der Name alleine hilft dem Anwender nicht, das richtige Team zu finden. Hier wäre es gut, wenn der Anwender eine Hilfe hat, die ihm zeigt welches Projekt welche Inhalte besitzt

Out of the Box Ansätze

Grundsätzlich gibt es Out of the Box Ansätze um den angesprochenen Herausforderungen Herr zu werden. Auf die einzelnen Themen werde ich in einzelnen Blog Posts eingehen. Hier einmal eine kleine Übersicht:

• Naming Conventions: Es kann eine Liste von geblockten Wörtern hinterlegt werden, um bestimmte Wörter zu unterbinden
• Naming Conventions: Es kann ein Prefix oder Suffix definiert werden, aber nur ein Einheitlicher oder ein User Attribut wie z.B. Abteilung, aber eben nur sehr eingeschränkt
• Lifecycle: Entweder können einzelne (manuell ausgewählt) oder alle Teams / Groups ablaufen. Nach dem Ablaufdatum werden diese gelöscht, sofern diese nicht verlängert werden. Mit Autoverlängerung kann eingestellt werden, dass bei Gebrauch der Group / Teams eine Autoverlängerung stattfindet. Aber auch hier nur eine Einstellung für Alles
• User Review: Mit einer Azure P2 Lizenz lassen sich Access Reveiws auf Groups machen, dies ist jedoch voll abgeschottet von Teams und kostet zusätzliche eine recht teure AAD P2 Lizenz

Einfachere und ganzheitlichere Lösung mittels Tools

Wenn man das Ganze einheitlicher und Ganzheitlich gestalten möchte, dann können alle Herausforderungen mittels dem Tool EasyLife 365 abgedeckt werden. Wie die OOB Funtionen aussehen und im Gegensatz das Tool von Experts Inside, können in dem folgenden Video angesehen werden.