USM

Herausforderung

USM hatte lange überlegt, seine IT zu modernisieren und in die Cloud zu migrieren, zögerte aber aufgrund von Bedenken bezüglich der Datenspeicherung im Ausland. Dies änderte sich 2019, als Microsoft Rechenzentren in der Schweiz einrichtete, die Sicherheitsbedenken ausräumte und den Weg für ein vollständiges Infrastruktur-Upgrade und die unternehmensweite Einführung von Notebooks ebnete. Im Jahr 2020 brachte die Verlagerung der Arbeit in die Ferne jedoch neue Herausforderungen mit sich.

• Die Speicherung vor Ort verursachte einen langsamen, unzuverlässigen VPN-Zugang.
• Instabile Verbindungen unterbrachen die Arbeit an entfernten Standorten.
• Eine flexible, effiziente IT-Lösung war dringend erforderlich.
• Die hohe Arbeitsbelastung und der Stress während der Schliessung machten die Planung schwierig.
• Die Skepsis der Mitarbeiter erschwerte die Implementierung zusätzlich.

Lösung

USM hat sich für seine IT-Transformation mit Experts Inside zusammengetan und dabei die bestehenden Beziehungen und das Fachwissen der beiden genutzt. Ein erster gemeinsamer Workshop im März 2020 legte den Grundstein für die Zusammenarbeit, und der Projektplan wurde erstellt. 

Experts Inside begleitete USM bei einer umfassenden IT-Modernisierung durch die Migration von Infrastruktur und Anwendungen auf Microsoft 365 und ersetzte veraltete lokale Systeme durch eine cloudbasierte, sichere und skalierbare Lösung.

• Cloud-Migration: Die IT-Infrastruktur von USM wurde von lokalen Servern auf Microsoft 365 umgestellt, um die Fernzugänglichkeit zu gewährleisten und Probleme im Zusammenhang mit VPN zu reduzieren.
• Integrierte Geschäftsanwendungen: Anbindung wichtiger Software, einschliesslich ERP-, Produktions- und Buchhaltungssysteme, an Microsoft 365 für einen nahtlosen Datenfluss.
• Upgrade für Zusammenarbeit und Kommunikation: Implementierung von Microsoft Teams als zentraler Knotenpunkt für die Kommunikation, wodurch ineffizienter E-Mail-Verkehr vermieden wurde.
• Mitarbeiterschulung und -anpassung: Entwicklung einer transparenten Migrations-Roadmap, mehrsprachiger Video-Tutorials und abteilungsspezifischer Schulungen, um einen reibungslosen Übergang zu gewährleisten.
  
• Verbesserungen der Sicherheit: Einführung klarer Zugangskontrollen, vereinfachte Sicherheitsüberwachung und Gewährleistung der Einhaltung bewährter Cloud-Sicherheitsverfahren.
• Laufende Unterstützung: Das IT-Team von USM wurde während der gesamten Migration unterstützt und in die Lage versetzt, die neue Cloud-basierte Umgebung zu verwalten und zu pflegen.

Trotz des hohen Arbeitsaufkommens und der Herausforderungen des Lockdowns stellten der strukturierte Ansatz und die enge Zusammenarbeit den Erfolg sicher. Die Mitarbeiter konnten den Fortschritt verfolgen, die Zeitpläne der Abteilungen vergleichen und in einen freundschaftlichen Wettbewerb treten. Mehrsprachige Videotutorials und praktische Schulungen sorgten für einen reibungslosen Übergang. 

Regelmässige Arbeitssitzungen zwischen USM und Experts Inside halfen bei der Bewältigung technischer Herausforderungen, wie z. B. der Integration von Spezialsoftware für Möbeldesign mit ERP-, Produktions- und Buchhaltungssystemen. Verschiedene Anwendungen und Tools wurden aktualisiert und auf Microsoft 365 migriert, wobei cloudbasierte Updates die IT-Verwaltung vereinfachten.