PRIMAVERA auf Pilotmission mit Microsoft Copilot

Herausforderung

PRIMAVERA erkannte das grosse Potenzial von Künstlicher Intelligenz und Microsoft 365 Copilot, um die tägliche Arbeit zu unterstützen, Innovationen voranzutreiben und Mitarbeitende zu befähigen. Um die Technologie jedoch sinnvoll nutzen zu können, mussten zunächst mehrere strategische und organisatorische Herausforderungen angegangen werden:

Ermitteln, in welchen Prozessen Microsoft 365 Copilot echten Mehrwert schaffen kann.
Sicherstellen, dass Mitarbeitende über die nötigen Fähigkeiten und das Vertrauen verfügen, um KI effektiv einzusetzen.
Interne Strukturen aufbauen, die Wissensaustausch und eine nachhaltige Nutzung unterstützen.
Innovationsinitiativen mit bestehenden Workflows und Compliance-Anforderungen in Einklang bringen.
Eine klare Vision entwickeln, wie KI in die langfristige Strategie von PRIMAVERA eingebettet werden soll.

Darüber hinaus brachte das Pilotprojekt eigene Herausforderungen mit sich. Im Unternehmen herrschte spürbare Unsicherheit, und das Vorwissen im Umgang mit KI war sehr unterschiedlich. Einige Mitarbeitende nutzten bereits Tools wie ChatGPT, andere waren skeptisch oder zurückhaltend. Um den Erfolg des Projekts sicherzustellen, musste PRIMAVERA ein gemeinsames Verständnis schaffen, eine offene Umgebung fördern und die Erwartungen sorgfältig steuern.

Lösung

Um die Möglichkeiten von Microsoft 365 Copilot zu erkunden, startete PRIMAVERA gemeinsam mit Experts Inside ein Pilotprojekt für ausgewählte Nutzergruppen. Die Initiative folgte der Experts Inside Implementierungsroadmap und kombinierte gezielte Schulungen, kontinuierliches Lernen und eine strukturierte Evaluation, um eine fundierte und nachhaltige Einführung der Technologie sicherzustellen.

Das Pilotprojekt umfasste mehrere zentrale Elemente:

Grundlagenschulung: Der Pilot begann mit einem Copilot-Basistraining und einem Prompting-Training, ergänzt durch ein Copilot-Chat-Training für alle Mitarbeitenden.
Regelmässige Meetings: In wiederkehrenden Sitzungen wurden Möglichkeiten und Grenzen diskutiert, Best Practices für ausgewählte Microsoft 365 Anwendungen geteilt und Erfahrungen ausgetauscht.
Use-Case-Identifikation: Es wurden konkrete Anwendungsfälle und Nutzergruppen identifiziert, in denen Copilot den grössten Mehrwert erzeugt. Der Austausch von Erfahrungen beschleunigte die Akzeptanz.
Community Building: Eine dedizierte KI-Community wurde aufgebaut, um interessierte Mitarbeitende zu vernetzen, den Wissensaustausch zu fördern und internes Know-how aufzubauen.

„Von Anfang an war die Zusammenarbeit mit Experts Inside geprägt von einer aussergewöhnlich guten Chemie, es fühlte sich an, als würden wir schon seit Jahren gemeinsam an Projekten arbeiten. Besonders schätze ich, dass wir uns stets auf Augenhöhe begegnet sind. Die Experten haben es verstanden, komplexe Themen so anwenderfreundlich zu vermitteln, dass sie bei unseren Usern auf grosse Akzeptanz gestossen sind. Das hat massgeblich dazu beigetragen, dass Copilot heute ein fester Bestandteil unseres Arbeitsalltags ist."

Guido Thran, IT-Leiter PRIMAVERA LIFE GMBH

Kontinuierliche Evaluation: Ein Kernteam überwachte regelmässig die Nutzung über das Copilot Dashboard, um wertvolle Erkenntnisse für die weitere Planung zu gewinnen.
Strategische Bewertung: Der Pilot wurde mit einem umfassenden Review und einer Retrospektive abgeschlossen, die die Grundlage für eine Empfehlung an die Geschäftsleitung zur zukünftigen Rolle von Copilot bildeten.

Trotz anfänglicher Herausforderungen ermöglichte dieser strukturierte Ansatz PRIMAVERA, das Potenzial von Copilot gezielt zu erkunden, interne Kompetenzen zu stärken und die Basis für eine breitere Einführung in der Zukunft zu legen.

Ergebnisse

Das Pilotprojekt verschaffte der PRIMAVERA einen klaren Einblick, wie Microsoft 365 Copilot echten Mehrwert für das Unternehmen schaffen kann. Zentrale Ergebnisse:

Aktive Nutzung ist Teil des Arbeitsalltags geworden – Mitarbeitende setzen Copilot regelmässig ein.
Eine wachsende KI-Community unterstützt den Wissensaustausch und erleichtert neuen Mitgliedern den Einstieg.
Vertrauen in KI ist gestiegen, da anfängliche Skepsis durch Schulungen und offene Diskussionen abgebaut wurde.
Der Pilot lieferte wertvolle Erkenntnisse, die eine solide Basis für den weiteren Rollout bilden.
Strategische Bereitschaft wurde erreicht, sodass PRIMAVERA die Einführung von Copilot effektiv skalieren kann.

Diese Ergebnisse bilden eine starke Grundlage für eine erfolgreiche Copilot-Einführung. Anfangsskepsis und hohe Erwartungen sind nichts Neues, doch durch praxisnahe Unterstützung und gemeinsames Lernen hat PRIMAVERA ein Umfeld geschaffen, in dem KI nachhaltig und zukunftsorientiert weiterentwickelt werden kann.

PRIMAVERA

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